همیشه برای مذاکرات مهم ، طرفین ترجیح می دهند در یک جلسه حضوری نقطه نظرات خود را بیان کنند چون این روش را موثرترین می دانند. این پدیده کاملا بر اساس تحقیقات علمی تایید می شود. ثابت شده است که در یک جلسه حضوری بیشتر مفهوم را حرکات چشم، صورت، دست، بدن و غیره یا به بیان کلی زبان بدن، به طرف مقابل منتقل می کند. دانشمندان سهم زبان بدن در انتقال مفهوم را حدود ۷۰ درصد محاسبه کرده اند. گفتار، لحن و نمایش اسناد، در مراحل بعد قرار می گیرند. در ارتباطاتی که امکان استفاده از زبان بدن وجود ندارد، انتقال مفهوم چند برابر مشکل تر می شود. به همین دلیل هم همه آگاهانه یا ناخودآگاه برای موضوعات مهم، ارسال ایمیل یا فکس یا تماس تلفنی را کنار می گذارند و در جلسه حضوری به ملاقات مخاطب خود می روند. اما همیشه امکان ملاقات حضوری وجود ندارد. اینجاست که ویدئو کنفرانس به کمک ما می آید.

برگزاری جلسه حضوری به سادگی که در لفظ گفته می شود نیست. هزینه سفر تا محل جلسه، زمان تلف شده، خطرات احتمالی و گسترش بیماری های واگیر مثل کرونا، مواردی هستند که باعث می شوند یک ملاقات رودررو با تمام مزایای آن نادیده گرفته شود. موازنه همیشگی بین مزایا و مشکلات جلسات رودررو باعث شده از مدت ها قبل انسان ها به دنبال کسب مزیت ها به همراه کاهش اثرات معایب آن باشند. کاملا روشن است که راه حل این معما ارتباط صوتی و تصویری است. با مشاهده فیلم های بسیار قدیمی علمی، متوجه می شویم که ارتباط صوتی و تصویری از راه دور چیزی نیست که بشر امروز به فکر آن افتاده باشد. فکر ارتباط ویدئوکنفرانس مانند پرواز بسیار قدیمی است. اما امروزه گسترش ارتباطات با استفاده از بستر شبکه است که تحول شگرفی در همه امور ایجاد کرده و ارتباط صوتی و تصویری از راه دور را آسان و عمومی کرده است. به همین دلیل هم در بیان تاریخچه و تعریف مشخص ویدئوکنفرانس به تناقض های فراوانی بر می خوریم.

ویدئوکنفرانس مثل hdx 7000 را می توان ارتباط صوت و تصویر زنده از راه دور تعریف کرد. ویدئوکنفرانس بهترین جایگزین برای ملاقات رودررو است که در آن همه مزایا از جمله استفاده از زبان بدن برای انتقال احساسات و مفهوم حفظ شده و همه معایب یعنی هزینه سفر، اتلاف وقت، ریسک سفر و گسترش بیماری در آن حذف می شود. با شیوع ویروس کرونا، جلساتی با اهمیت جهانی نیز از طریق ویدئوکنفرانس برگزار می شوند.این کمک می کند تا در چند دقیقه جلسه ای در سطح کشور برگزار و به سرعت در جریان اطلاعات از همه نقاط قرار گرفته و تصمیمات دقیق تری اتخاذ نمایید و بلافاصله نتایج تصمیمات خود را به کل کشور ابلاغ نمایید. کاری که بدون ویدئوکنفرانسhdx 8000محال است.

حضور همه شرکت کنندگان در زمان مقرر : هماهنگی بین تعداد زیادی از شرکت کنندگان فورتی گیت برای حضور به موقع در زمان و مکان مشخص ،سخت ترین کار برای برگزارکنندگان جلسه است. با ویدئوکنفرانس این ساده ترین بخش کار خواهد بود.